We vinden het allemaal vreselijk: spam in je mailbox krijgen. Er kruipt veel energie in en je kan je er behoorlijk aan ergeren. Maar wat nog erger is, zijn je eigen mails die onterecht in de spam-filters terecht komen.
Wat is een spam-filter?
Een spam-filter is een stukje software die voor jou bepaalt of een mail gewenst is of ongewenst. Ongewenste mail kan gaan over de inhoud, denk maar aan de mails die je krijgt omdat je zogezegd weer enkele miljoenen geërfd hebt. Maar het kunnen ook mails met virussen zijn.
Ongewenste mail gaat zonder pardon in je spam-folder of wordt zelfs tegen gehouden.
Hoe werkt zo’n spam-filter?
Je kan het vergelijken met een bediende die buiten aan je brievenbus staat. De postbode overhandigt hem een stapeltje post. De bediende ontvangt te post en bekijkt elke brief. Moet de brief meteen de prullenmand in, of overhandigt hij hem aan jou?
De spam-filter werkt net zo. Elke mail die aan jouw inbox wordt aangeboden, zal door de spam-filter gescand worden. Hoe zo’n spam-filter exact werkt, hangt van jouw mailprovider af. Gebruik je een mailbox van Google, Gmail, Hotmail, Microsoft365 of verstuur je mails via jouw hosting?
Elke mail wordt getest op verschillende criteria en krijgt zo een score toegekend. Net zoals een test op school. Er zijn 3 resultaten mogelijk:
- Slecht: de mail wordt niet afgeleverd. Het gaat hier vaak over mails met virussen in.
- Ondermaats: de mail komt in je spam-folder terecht. Je kan hem dus wel nog terugvinden.
- Goed: de mail is veilig en komt in je inbox terecht.
Welke criteria zijn belangrijk?
De criteria die elke spam-filter aftoetsen, zijn natuurlijk anders. Ze zijn ook niet allemaal even streng. Het kan dus zijn dat een mail bij jou in de spam-folder terecht komt, maar bij mij gewoon in mijn inbox. Ik som enkele van de meest voorkomende criteria op:
DNS
Dit is een technisch punt dat je best door je webdesigner laat instellen. Je DNS-records bepalen wie er mails mag sturen uit jouw naam. Heb je je mailboxen via Microsoft365, dan moeten de DNS-records zo ingesteld zijn dat het duidelijk is dat jouw mails via Microsoft365 zullen verzonden worden. Staat dat niet ingesteld, dan zullen jouw mails in de spam-folder van jouw contacten terecht komen.
Maar je moet DNS ook instellen voor alle andere programma’s waarmee je mails stuurt! Denk maar aan je nieuwsbrief-, facturatie-programma of CRM.
Onderwerp van je mail
Vaak zegt een onderwerp al genoeg over de inhoud van de mail. Let dus op met:
- Gebruik niet teveel hoofdletters in je onderwerp
- Gebruik niet teveel leestekens (bv 3 uitroeptekens)
- Vermijd het woord “gratis”
- Hou het onderwerp kort
- Vermijd het gebruik van smiley’s
De inhoud van je mail
Let ook op met de inhoud van je mail. Echte spammers passen enkele truukjes toe om spamfilters te omzeilen. Bv: ze gebruiken één grote afbeelding waar alle tekst in staat, ze beginnen je mail met een stukje tekst, laten dan enkele tientallen centimeters blanco om daaronder hun échte boodschap te zetten, ze zetten de tekst in code, … Daarom deze, misschien wat rare, tips:
- Zorg voor voldoende tekst: tussen de 50 en 100 woorden
- Zorg voor een evenwicht tussen foto’s en tekst
- Gebruik geen overdreven witruimte
Wat als je mail toch in de spam-filter terecht komt?
Vraag in eerste instantie aan je webdesigner om na te kijken of de DNS-records goed staan. De webdesigner kan ook nakijken of je op een zwarte lijst van spammers staat.
Vraag aan het bedrijf dat de filter beheert waarom die exacte mail als spam gemarkeerd is. Zij kunnen je wellicht precies zeggen waarom. Vermoedelijk is het zelfs een samenloop van omstandigheden en moet je zowel in je onderwerp als in je mail zelf wat wijzigingen aanbrengen.
